Quali sono le fasi consequenziali della gestione di un progetto
Gestire un progetto di lavoro è un’attività assai impegnativa. Si tratta di un tipo di lavoro che richiede dedizione e cure. Affinché un progetto abbia buoni risultati e sia funzionale è necessario che la mole di lavoro complessiva venga organizzata e pianificata in un certo qual modo.
Per questo motivo, tutto ciò che bisogna fare è suddividere il lavoro in vari momenti, o fasi. In ciascuna di queste fasi si porterà a termine un determinato tipo di lavoro. In questo modo, per ogni fase lavorativa ci saranno diverse azioni da compiere. Cerchiamo però di essere più precisi provando a capire con esattezza quali sono le fasi consequenziali della gestione di un progetto. Generalmente, qualsiasi sia il tipo di progetto in atto, si possono evidenziare 5 fasi:
- avvio
- definizione e pianificazione
- esecuzione
- implementazione
- controllo e conclusione
Quali sono le fasi consequenziali della gestione di un progetto
Quali sono le fasi consequenziali della gestione di un progetto
La spiegazione
Quali sono le fasi consequenziali della gestione di un progetto
Ora forniremo le specifiche relative a ciascuna fase, poiché, come detto in precedenza, ad ogni momento spetta il compimento di diverse azioni specifiche. Iniziamo dalla fase d’avvio del progetto per poi finire con l’ultimo momento da indagare, il controllo.
Avvio
Si tratta del momento che da il via a tutto, la fase durante la quale un team si ritrova a discutere circa una determinata idea provando a buttar giù qualche considerazione teorica in merito. In questo momento è necessario porsi qualche domanda, tipo: siamo in grado di realizzare questo progetto? Di cosa avremo bisogno per farlo? Ne trarremo dei vantaggi? Nel caso in cui si ottengano risposte positive a tutte queste domande è necessario procedere iniziando a buttar giù qualche idea più solida. Alla fine di questa fase, il team dovrà convenire sulla fattibilità del progetto.
Pianificazione
Momento immediatamente successivo alla fase di avvio. Durante questo momento sarà necessario buttare giù quelle che saranno le linee guida del progetto. In particolare, in alcuni casi sarà necessario condurre un’analisi dettagliata di diversi fattori. Quindi, in questo momento si dovrà:
- stabilire obiettivi e scopi
- stimare i costi e i rischi
- definire i risultati da raggiungere
Si tratta di una fase essenziale ma allo stesso tempo ancora acerba. Durante la pianificazione sarà possibile impostare alcuni parametri che successivamente saranno sottoposti a variazione. L’impostazione di obiettivi e la scelta di strumenti da utilizzare potrà cambiare in corso d’opera. Inoltre, in questo momento sarà anche possibile realizzare una time-line all’interno della quale inserire eventuali date di scadenza relative a diverse azioni.
Quali sono le fasi consequenziali della gestione di un progetto
Quali sono le fasi consequenziali della gestione di un progetto
Esecuzione
Ora è la volta della fase di esecuzione. Si tratta di un momento altrettanto importante durante il quale il progetto inizia a prendere una vera e propria forma. Generalmente tale fase è accompagnata dalla realizzazione di una documentazione o un piano concreto, messo nero su bianco.
Le specifiche di questo piano vengono redatte e stilate e successivamente discusse e messe al vaglio dell’intero team che si occuperà del progetto. Inoltre, durante questo momento è necessario che vengano suddivisi i compiti al meglio tra i vari membri della squadra di lavoro. E’ chiaro quindi che il futuro successo di un progetto dipenderà dall’accuratezza con cui è stata stilata la fase di pianificazione e successivamente quella di esecuzione.
Monitoraggio e controllo
Una volta che il progetto ha preso forma ed è in esecuzione è necessario monitorarne le azioni. Affinché tutto volga per il meglio è essenziale che ogni membro del team svolga al meglio i propri compiti. Per questo motivo, si tengono spesso delle riunioni, durante le quali è possibile controllare l’andamento del progetto, analizzandone ogni dettaglio.
Conclusione
Una volta che tutte le azioni previste saranno state messe in pratica il progetto potrà dirsi concluso. Per essere più precisi, un progetto si considera terminato quando viene consegnato definitivamente agli stakeholder. Prima di concludere anche questa fase è però consigliabile tenere un’ulteriore riunione durante la quale sottoporre il tutto ad un ulteriore controllo.
Analisi SMART di un progetto
Quando si realizza un progetto lo si deve fare in modo da considerare diversi fattori. Dal 1954 si parla di metodo SMART, termine utilizzato per la prima volta da Drucker. Si tratta di una metodologia assai funzionale per monitorare la validità degli obiettivi imposti per un risultato ottimale. Per riuscire a comprendere quale sia il reale significato di questo tipo di progetto è necessario analizzarne l’acronimo:
Quali sono le fasi consequenziali della gestione di un progetto
- Specific (specifico): gli obiettivi devono rappresentare qualcosa di definito e tangibile. Per questo motivo, iniziare un progetto di rinnovamento delle linee produttive, ad esempio, non è un input corretto come “abbassare i tempi di produzione del prodotto X”.
- Measurable (misurabile): l’obiettivo deve essere esprimibile numericamente.
- Achievable (attuabile): gli obiettivi devono essere coerenti e compatibili con contesto e risorse.
- Realistic (realistico): è necessario individuare i margini di realizzazione di un progetto richiede capacità e intuito, In questi termini è bene svolgere un tipo di azione che sia funzionale ad una realizzazione di un piano attuabile.
- Time-related (in funzione del tempo): non esiste progetto che non sia pianificato, è necessario stabilire un progetto chiaro alla base di questo tipo lavori.
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